قوة التكنولوجيا

لا شكّ أن الوقت من ذهب. واليوم، في زمن التكنولوجيا الحديثة،حيث تكثر الفرص وتتسارع وتيرة الحياة العملية فتزداد معها عمليات التواصل مع الزبائن والأسواق، أصبح التطور التكنولوجي مفتاحاً للنجاح؛ فما على الشركات التي تسعى للتوسّع والنمو والإستفادة من الفرص المتاحة إلاّ أن تبدأ بتأمين محيط عمل مزوّد بكافة المستلزمات التكنولوجية الفعالة. وفي هذا الإطار، تؤكّد لودي لحدو، مدير عام سيرفكورب في الشرق الأوسط، على المزايا والفوائد العديدة والمتنوّعة الناتجة عن استخدام المكاتب المزوّدة بقاعدة تكنولوجية متكاملة.

قوة التكنولوجيا... كيف يستفيد منها رجال الأعمال وأصحاب المهن المختلفة، كمصمم أو مؤلّف يعمل لحسابه الخاص، أو صاحب مهنة حرة أو مؤسسة صغيرة، أو رجل أعمال يفضّل العمل من مكتب منزليّ؟ الجواب واضح: لا سبيل للعمل بفعالية من دون توفّر وسائل التواصل والبرامج المعلوماتية المناسبة؛ ولكن لكلّ نوع من الأعمال متطلباته ومستلزماته الخاصة، يجب تحديدها في البداية ومن ثمّ السعي لتأمينها. وقد يكون الحلّ الأمثل للحصول على محيط عمل مجهّز بأحدث التكنولوجيا وبأقل كلفة، هو باللجوء إلى المكاتب المجهّزة للخدمة أو المكاتب الإفتراضية، التي تمنح مستخدميها إمكانية الإستفادة من أحدث التجهيزات وتغنيهم عن تكبّد تكاليف التجهيز الباهظة.

المرونة في الحركة والسرعة في التنقّل: شرط أساسي للفعالية

��ي عالم اليوم المتغير باستمرار، بات التأقلم مع المتغيرات إلزامياً، والمرونة في الحركة شرط للتأقلم الفعال . فمع حلول نهاية العام ٢٠١٢، تمّ تسجيل ٦,٨ مليار مشترك حول العالم يستخدمون الهواتف والأجهزة النقالة وتطبيقاتها، أي ما يوازي ٩٦% من سكان العالم. وبحلول نهاية العام الحالي، ٢٠١٣، قد نشهد عدداً من استخدامات الأجهزة الموصولة بالهواتف النقالة يفوق عدد سكان العالم!*

والسرعة هي ما يميّز استخدام تكنولوجيا المعلومات، بالمقارنة مع العمل بالوسائل التقليدية. إن القدرة على التواصل مباشرة عبر الإنترنت يمنح شركات اليوم ميزة تنافسية عالمية. فمجرّد خلق موقع إلكتروني يعرّف عن الشركة وعن منتجاتها يسمح بتوسيع قاعد الزبائن وبالتالي مجال عمل هذه الشركة. ومع ازدياد تدفّق المعلومات والتواصل بين الشركة وزبائنها، يزداد أيضاً تأثيرها في الأسواق وتتسّع شبكة اتصالها وتنمو. والأمر هذا تستفيد منه الشركات الصغيرة والمتوسطة بشكل خاص، فتتخطى أعمالها الأطر الجغرافية وتبتعد عن هيمنة الشركات الكبرى في أسواقها المحلية.

غالباً ما تكون المكالمات الهاتفية الطويلة والبعيدة المجال مصدر كلفة أساسي لدى فروع الشركات الصغيرة والمتوسطة العاملة في الأسواق العالمية، ولكنها من ضروريات العمل ولا يمكن الإستغناء عنها سواءً أكانت بهدف التشاور بين الفروع أو بين أعضاء فريق العمل، أو بهدف التواصل مع الزبائن والقيام بالمفاوضات التجارية. ولكن الحلول التكنولوجية المتوفرة اليوم قد تفي للقيام بهذه المهام بكلفة أقل. خلاصة القول هي أن حسن اختيار التكنولوجيا المناسبة قد يشكّل الخط الرفيع بين النجاح والفشل؛ فاستخدامها بشكل ذكي يتلاءم مع طبيعة عمل الشركة ضروري. ولا ضير من الحصول على دعم الخبراء في هذا المجال واللجوء إلى حلولهم المقترحة.

الإستفادة من كلّ جديد – بأقلّ مجهود ممكن

تتوفر اليوم مجموعة واسعة من التطبيقات العملية، ويصعب أكثر فأكثر البقاء على اطّلاع بالمستجدات واستخدامها لتحقيق التنافسية. ومع إدراج أية تقنية جديدة، على الشركة أن توفّر التدريب اللازم لاستخدامها، وقد يخلق أي تغيير خللاً ولو مؤقّتاً قد يؤثر سلباً على الزبائن. ولكن تفادي ذلك ممكن وسهل بالإعتماد على دعم وخبرة مزوّدي الحلول هذه، والذين غالباً ما تتوفر لديهم وسائل تقنية وخبرات تساعد على تسهيل عمليات الإنتقال والتغيير. وتجدر الإشارة إلى أن اللجوء إلى التغيير الجذري أسهل على الشركات الصغيرة والمتوسطة منه على الشركات الكبرى المقيّدة بهيكل تنظيمي ضخم وأعداد كبيرة من الموظفين.

من أبرز هذه التطبيقات العملية المدرجة حديثاً هناك خدمات التواصل الفوري عبر الإنترنت، التي تصلك مباشرة إلى قواعد الإتصال بالوسائل المتعددة، مثل برامج الرسائل المباشرة بالصوت والصورة (سكايب)، أو عقد المؤتمرات عبر الفيديو. في تطبيقات وبرامج كهذه من الأفضل والأكثر فعالية اللجوء إلى استخدام الحلول المعلوماتية المتطورة والمرافق العملية التي تؤمنها شركات متخصصة في هذا المجال.

عدم تفويت الإتصالات الهاتفية

هل سبق أن فوّت عليك مكالمة هاتفية مهمة، بسبب انشغالك بالتبضّع في أحد المتاجر مثلاً؟ أو فاتتك مكالمة لأن موظفة الإستقبال كانت في استراحة دون تأمين البديل؟ في حالات كهذه من المفيد الإعتماد على المرافق التي تقدمّها شركات متخصصة بتأمين الحلول التكنولوجية المتطورة.

إن بعضاً من هذه الحلول تمنحك مكتباً نقالاً بكلّ معنى الكلمة، بحيث تتبعك مكالماتك الهاتفية حيثما كنت، ويمكنك التحكّم بكيفية تلقّيها وإدارتها بحسب رغبتك. يمكنك أيضاً الحصول على خدمة تواصل متكاملة تخوّلك استخدام رقم أعمال واحد في أي مكان حول العالم، وبتكلفة الإتصالات المحلية. ومن الحلول المتوفرة أيضاً هناك خدمات موظّف استقبال لتلقّي مكالماتك باحتراف، ونظام بريد صوتي تفاعلي متوفر بخيارات تحويل متنوعة، إضافة إلى تطبيق يخوّلك تلقّي الرسائل البريدية الصوتية في بريدك الإلكتروني. كما أن هناك أنظمة تسمح بالتواصل الإلكتروني السريع بين الأقسام، ويصل بعض المزوّدين إلى حدّ تقديم خدمة تذكير برسائلك العالقة لتبقى على تواصل واطّلاع دائمين. يمكنك اليوم إرسال وتلقّي رسائل الفاكس مباشرة بواسطة الكومبيوتر، داخل بريدك الإلكتروني الخاص، لمزيد من السرعة، بعيداً عن هدر الوقت والأوراق، والأهم من ذلك، للحفاظ على الخصوصية وعلى سرية المعلومات المتداولة عبر الفاكس.

التحكّم والسيطرة

إذا أردت الإستفادة القصوى من الحلول التكنولوجية، عليك أن تدرس البدائل بدقة وتختار منها ما يتيح لك السيطرة على أعمالك والتحكّم بها عبر الإنترنت، لمراجعة فواتيرك مثلاً أو حجز غرف مجالس الإدارة والتجهيزات المختلفة، أو الحصول على الدعم الإداري؛ وهذه الأمور متاحة إجمالاً لدى العديد من المزوّدين وغالباً ما يتمّ الدفع بحسب الإستخدام فقط. ولكن الأهم يبقى أن تكيّف اختياراتك من خدمات وبرامج بما يتلاءم مع احتياجاتك، مستعيناً بخبرة أخصائيين في تكنولوجيا المعلومات.

إن الإنترنت عامل حيوي لا مجال للعمل من دونه. إختر مزوّداً يضمن لك السرعة، الفعالية والأمان في نقل المعلومات، دون أي انقطاع أو تباطؤ؛ والأمر متاح اليوم باستخدام الألياف الضوئية. ولمزيد من الفعالية، يمكن طباعة المعلومات والملفات الواردة مباشرة من الكومبيوتر. كما يمكنك استخدام الإنترنت عبر الأجهزة النقالة، ولكنها تبقى محدودة القدرات. هناك أيضاً خدمات الحوسبة السحابية، والتي من المتوقع أن تشكّل ٨٤% من حركة البيانات بحلول عام ٢٠١٧، بالمقارنة مع ٧٤% في العام ٢٠١٢.**

الزمان، المكان والمال

تستخدم الشركات العصرية التكنولوجيا في أوجه عدة. فوسائل التواصل الإجتماعي، والمؤتمرات عبر الفيديو والشبكات العالمية التفاعلية ساعدت على تفعيل التواصل وسهّلت الوصول إلى الزبائن وساهمت في زيادة الإنتاجية. أما الملفات الرقمية، وتنظيم الفواتير عبر الإنترنت، وحفظ الوثائق داخل سحابة المعلوماتية فقد أدت إلى توفير الوقت، المكان والمال. أضحت الشركات قادرة على التواجد أينما كان حول العالم بكلفة زهيدة.

والواقع أن التكنولوجيا الحديثة والمتطورة باتت ضرورة أكثر منها رفاهية، وهذا ما كانت عليه من عشر سنوات خلت؛ لقد أزالت الحواجز والعوائق، عزّزت التواصل وسهّلت تبادل المعلومات. لم يعد العمل بالوسائل التقليدية خياراً: فما على شركات اليوم سوى ركوب قطار التطور التكنولوجي ومواكبة الحداثة والتجدد الدائم.

*المصدر: Cisco Visual Networking Index: Global Mobile Data Traffic Forecast Update, 2012-2017

**المصدر: Cisco Visual Networking Index