إطار العمل الأفضل لإدارة المشاريع في الشركات الناشئة | سيرفكورب

واحدة من أكبر العقبات التي تسعى العديد من الشركات الناشئة للتغلب عليها في سنواتها الأولى هي عدم الكفاءة في مكان العمل. تؤدي العمليات البطيئة والإدارة السيئة إلى إبطاء أي عمل تجاري والحد من تطوره.

تزيد فرص نجاح أي شركة بمجرد تنظيم بيئة عمل منتجة يقوم فيها الموظفون بإنجاز المهمات والمشاريع على أكمل وجه.

تحتاج الشركات الناشئة، على وجه الخصوص، إلى وضع خطط تشغيلية عالية المستوى لأنها تسعى إلى تقديم منتجات مبتكرة وخدمات جديدة ربما لم يسمع بها كثير من الناس من قبل. ويتطلب طرح أي منتج مبتكر في السوق مستوى عالٍ من الكفاءة يوازي كفاءة الشركات الأكبر والأكثر نجاحاً.

يعتمد إنشاء إطار عمل ناجح وفعال بشكل كبير على التخطيط والإدارة المستمرين. لذلك، يجب بناء إطار عمل مناسب يسمح بإدارة المشاريع بطريقة تضمن وصول الشركة الناشئة إلى طريق النجاح بسرعة.

ولكن ماذا تعني إدارة المشاريع؟ وكيف يمكنك بناء إطار عمل يتناسب مع طبيعة شركتك الناشئة؟

ستجيب هذه المقالة على جميع هذه الأسئلة من خلال طرح أطر عمل قوية في إدارة المشاريع يمكن تطبيقها في جميع الشركات الناشئة.

ما هو تعريف إطار العمل في إدارة المشاريع؟

ببساطة، هو عبارة عن خطة تضمن إنهاء المهمات والمشاريع الهامة في الشركات الناشئة والمتوسطة. ويعد هذا الإطار عاملاً مهماً لدى الشركات الناشئة التي تحاول تقديم خدمات موثوقة لعملائها وزبائنها، محليين كانوا أم عالميين.

تقوم إدارة المشاريع على فكرة أساسية بسيطة واحدة وهي وجود جدول زمني محدد لإنجاز جميع المشاريع والمهام.

يجب الالتزام بهذه الجداول الزمنية لضمان نجاح الشركة وبقائها في السوق، ويمكن تحقيق ذلك من خلال اعتماد إطار عمل واضح لإدارة المشاريع.

لماذا تحتاج الشركات الناشئة إلى إطار عمل لإدارة المشاريع؟

وجود إطار العمل هذا أمر مهم للغاية بالنسبة لجميع الشركات الناشئة لعدة أسباب:

• المنافسة في السوق: مهما كان مجال عمل شركتك، سيكون هناك بلا شك الكثير من المنافسة لكسب العملاء. عند إنهاء المهام والمشاريع بشكل موثوق وضمن جدول زمني محدد، ستتمكن شركتك الناشئة من التغلب على المنافسة وعندها ستضمن بقاءها في السوق لمدة أطول.

• خلق ثقافة الالتزام في بيئة العمل: لا بد من بناء ثقافة الالتزام بالمواعيد. بصفتك رائد أعمال أو مدير تنفيذي، عليك التأكد من إدراك موظفيك لأهمية الكفاءة من خلال اعتماد إطار عمل قوي في إدارة المشاريع. عندها سيتعرف الموظفون على المهام التي يجب إنجازها والوقت المطلوب لإنجازها.

• تحديد الأولويات:  تحتاج الشركات الناشئة إلى إدارة الوقت والمشاريع بشكل صحيح. قد تكون بعض المشاريع أكثر تعقيداً من غيرها، وقد تستغرق وقتًا أطول لإكمالها. فيما قد تحتاج بعض المشاريع أن يبذل الموظفون مجهوداً إضافياً. سيساعدك إطار العمل على إنشاء قائمة أولويات لجميع المهام التي تحتاج شركتك لإنجازها مهما كانت أهميتها وحجمها.

يستخف العديد من رواد الأعمال وأصحاب الشركات الناشئة بأهمية الإدارة الجيدة للمشاريع، ولا يأخذون ذلك في عين الاعتبار لاهتمامهم بحساب هامش الربح. ومع ذلك، يمكن لإطار العمل المناسب زيادة فرص نجاح المشروع مما سيؤدي بطبيعة الحال إلى زيادة الأرباح.

وقد تكون مرونة مكان العمل أيضًا عاملاً إيجابياً، خاصة في الشركات الناشئة التي ليس لديها العديد من العملاء. لكن لا شيء يساوي أهمية القدرة على متابعة قائمة المهام باستمرار والحفاظ على مستوى عالٍ من التنظيم.

تعد هذه الأسباب حافزاً كافياً يشجعك على إنشاء إطار عمل لإدارة مشاريعك والالتزام به. دعونا نلقي نظرة على كيفية بناء هذا الإطار.

۳ نصائح لبناء إطار العمل الأمثل في إدارة المشاريع

يمكنك الاستفادة من هذه النصائح عند صياغة إطار العمل:

• اختر إطار العمل المناسب لشركتك

لا يعرف معظم الأشخاص الذين لا يستعملون أطر العمل في إدارة المشاريع أنواع هذه الأطر. لكل منها إيجابيات وأهداف مختلفة. إليك بعض هذه الأطر:

• CCPM: يركز هذا الإطار على الأشخاص والموارد التي توفرها شركتك، حيث تتم دراسة الموارد اللازمة لكل موظف إضافة إلى الإطار الزمني ومدى صعوبة إنجاز المشروع.

• SCRUM: أبسط إطار عمل يمكن اعتماده، كل ما عليك فعله عقد اجتماعات سريعة في بداية كل يوم عمل ليتمكن أفراد فريقك من تحديد المهام التي يعملون عليها والمهام الواجب إنجازها.

• Lean: يعد هذا الإطار أكثرها شعبية على الإطلاق، عند اعتماده سيعمل فريقك على إنجاز مهامهم على أكمل وجه في أسرع وقت ممكن. ولا بد من تحديد الموارد المناسبة عند اعتماد هذا الإطار

قد يكون إطار العمل (Lean) الأكثر استخداماً في إدارة المشاريع وهناك سبب مهم لذلك وهو أنه يجب القيام بجميع المهام واحدة تلو الأخرى بسلاسة تامة دون أي عائق في الشركات الناشئة.

ولتحقيق ذلك، لا بد من وجود تواصل واضح وموجز بين مختلف أفراد الفريق وإدارة الشركة وبهذا سيدرك كل موظف دوره ومدى مساهمته بشكل مفصل.

عقد اجتماعات يومية والجمع بين (Lean) و(SCRUM) أسلوب رائع لضمان التواصل المناسب في بيئة العمل.

ويجب أن تدار جميع المشاريع بناء على هذه الأطر بشكل مرن لتحقيق المزيد من النجاح. يتضمن ذلك استعداد فريقك للتكيف مع أي تغييرات قد تطرأ على الجداول الزمنية وتغيير الأولويات والعمل على المشاريع وفقاً لذلك.

 تحديد الموارد وإدارتها بحرص شديد

كما ذكر سابقاً، يجب دراسة الموارد بدقة عند مناقشة أطر العمل المختلفة لأن تخصيص الموارد الدقيق أمر غاية في الأهمية لبناء إطار عمل مفيد والحفاظ عليه.

يجب أن يحترم فريقك الموارد المتوفرة لهم من مدة زمنية وأدوات كي يتم الاستفادة من أطر العمل المرنة بأفضل طريقة ممكنة. عليهم الاستفادة من الموارد المتاحة لهم بحكمة دون إسراف لإنجاز كافة المهام والمشاريع على أكمل وجه.

في الختام

إدارة المشروع بشكل منظم أمر لا بد منه لبقاء ونجاح أي شركة جديدة أو ناشئة على المدى الطويل. قد تبتلع المنافسة في السوق شركتك إن لم يتم تطبيق إطار عمل مناسب لإدارة المشاريع.

ننصحك باتباع نصائحنا في هذه المقالة لصياغة إطار عمل مثالي يضمن لك تسيير عملك. النجاح مبني على هيكلية وإطار العمل لذلك عليك الاستفادة من منهجية مناسبة تمهد لشركتك طريق النجاح.